Alles neu, alles anders, alles besser?

Ein Einblick in das New Work Zeitalter mit Stefan Knopf 

Es steht außer Frage: Durch die fortschreitende Globalisierung und Digitalisierung hat sich unsere Welt verändert. Diese Veränderungen betreffen nahezu alle Bereiche unseres alltäglichen Lebens. Selbstverständlich gehört auch als wichtiger Bestandteil unsere Arbeitswelt dazu. Die neuen digitalen Möglichkeiten führen dazu, dass wir umdenken müssen - als Gemeinschaft. Immer häufiger ist deshalb die Rede von “New Work", die wortwörtlich eine neue Art des Arbeitens für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bedeutet.  

Wer ist unser heutiger Gast für diese Gesprächsrunde? 

Zu diesem Thema haben wir Stefan Knopf eingeladen, der sich selbst als “New Work - Working Dad” bezeichnet. Der Familienvater hat sich schon seit einigen Jahren als Architekt selbständig gemacht, denn nur so konnte er Familie und Karriere erfolgreich unter einen Hut bringen. Stefan arbeitet – abgesehen von Kundenterminen – ausschließlich remote und erzählt uns von früheren Arbeitsstellen, die oft unnötig lange Pendelzeiten mit sich brachten. Seiner Ansicht nach geht viel zu viel Arbeitszeit durch unnötiges Pendeln ins Büro verloren. Das Konzept “New Work” ist ein erster Ansatz, dies zu ändern. 

Doch wie ist Stefan überhaupt zum Thema der neuen Arbeit gekommen?  

Alles begann, als er sich im Jahr 2012 neben seinem Innenarchitekturstudium mit den Theorien des bekannten New Work Pioniers Frithjof Bergmann beschäftigte. Eine Arbeitsstelle im klassischen Büro annehmen? Für Stefan bereits zu diesem Zeitpunkt undenkbar. Auf der Suche nach einer geeigneten Alternative befasste sich Stefan mehr und mehr mit dem Thema „New Work“. Einige Jahre und eine Pandemie später ist das Thema aktueller denn je. In dem heutigen „War for Talents“ müssen Unternehmen attraktive Arbeitsbedingungen schaffen, um Mitarbeiter anzulocken und zu binden. Stefan vertritt klar den Standpunkt, dass “mit alten Geschäftsmodellen neue Methoden umzusetzen schwierig ist”. Kurzfristig neue Arbeitsmethoden einzuführen, um auf dem Arbeitgebermarkt attraktiv zu bleiben wird also nicht funktionieren. Unternehmen werden grundlegend umdenken und sich neu erfinden müssen. 

Was ist New Work im Vergleich zur „alten“ Arbeitsweise? 

New Work knüpft laut Stefan an agile Arbeitsmethoden an. Getreu der Stacey Methode entsteht nach und nach aus einem unübersichtlichen Wirrwarr ein neuer, individueller Arbeitsprozess. Lange wurde “Linienarbeit” betrieben: Alle Mitarbeiter passen sich an einen stumpfen Prozess an und folgen diesem. Als Innenarchitekt setzt Stefan auf Räume, die ein flexibles Arbeiten nach den individuellen Rahmenbedingungen und Anforderungen des Unternehmens entsprechen – der individuelle Arbeitsprozess steht im Vordergrund, die Fläche muss diesem dienen. Beispielsweise gibt es Phasen, in denen ein Team einen großen Raum benötigt, um gemeinsam und kreativ zu arbeiten. In anderen Phasen steht ein individuelles, konzentriertes Arbeiten im Vordergrund. Ein Büro muss all diesen Phasen/ Prozessen gerecht werden. „Noch vor wenigen Jahren stießen viele dieser Überlegungen auf taube Ohren, doch wir befinden uns mitten im Wandel.“ 

Welche Rolle spielt das Home Office in diesem Zusammenhang? 

“Ein Büro ohne eine Möglichkeit für Homeoffice ist für 90% der Mitarbeiter nicht mehr verhandelbar.", so Stefan. Die Pandemie hat einen großen und offenen Denkprozess angeregt. Die Schwierigkeit in diesem innovativen Wandel ist, dass nun viele teure Flächen in Büros frei sind und auch bleiben. Zudem fehlt es oftmals an geeignetem Raum inkl. Technik für sinnvolles hybrides Arbeiten.  

Neben den Räumlichkeiten gibt es weitere Herausforderungen: “Vieles passiert noch parallel nebeneinander”, sagt Stefan. Es fehlen die fließenden Verflechtungen der einzelnen Prozesse. Außerdem fehlt es einigen Unternehmen an Weitblick im Sinne ihrer Mitarbeiter. Das Arbeiten im Homeoffice spart enorm viel Zeit und genau danach sehnen sich viele. Einige Angestellte nehmen täglich mehrere Stunden (unbezahlte) Pendelzeit in Kauf. Ein flexibles Arbeiten in den eigenen vier Wänden würde bedeuten, dass sich die Mitarbeiter jeden Tag den Weg zur und von der Arbeitsstelle sparen können.  

Viele Unternehmen beklagen sich über das fehlende Gemeinschaftsgefühl eines solchen Konzepts. Doch wie können Arbeitgeber dieser Problematik entgegenwirken?  

“Kümmere dich aktiv um deine Mitarbeiter!”, das ist der Ratschlag, den Stefan für motivierte Unternehmen hat. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, mehr Gemeinschaftsgefühl zu erwecken, wie etwa durch abwechslungsreiche Veranstaltungen. Auch die Einführung eines Community Mangers kann helfen.  

Es gibt nicht nur organisatorische Hebel, sondern auch „physische“. 

Stefans Aufgabe als Architekt ist es, die Räume für diese neuen Arbeitsweisen zu planen. Dabei sind einige grundlegende Fragen zu beachten: Wie arbeiten die Mitarbeiter und wie laufen die einzelnen Tätigkeiten (Settings) ab? Aus diesen Settings entsteht ein individuelles Szenario, das Stefan bei seiner Arbeit beachten und in die Planung integrieren muss. Leider stellen die Arbeitgeber diese Fragen nicht oder viel zu spät: “Die Unternehmen haben nicht verstanden, was ihre Mitarbeiter eigentlich tun.”, stellt Stefan viel zu oft fest. Ein ästhetischer Arbeitsplatz ist wichtig, aber nicht die Grundlage effektiver Arbeit. Praktisch und unterstützend soll es sein. Ein Beispiel: Habe ich regelmäßig Workshops, bei denen meine Möbel von A nach B getragen werden müssen? Dann sollte ich als Unternehmen in möglichst leichte Möbel investieren. 

Kann man davon ausgehen, dass flexibles Arbeiten mehr als nur ein Trend ist?  

Der Bedarf nach massiven Veränderungen ist da und dieser nimmt auch nicht ab. Ganz im Gegenteil. Deshalb sind die Unternehmen regelrecht dazu gezwungen, umzustrukturieren. Die große Aufgabe besteht darin, an die Räumlichkeiten außerhalb des klassischen Büros zu denken. “Seit einigen Jahren gibt es keine räumlichen Grenzen mehr. Arbeit findet an allen Orten statt” - Das ist etwas, das viele Unternehmen noch verinnerlichen müssen, und zwar nicht oberflächlich, sondern deutlich tiefgründiger als bislang. Ortsunabhängiges Arbeiten wird von vielen Arbeitgebern als Trend gesehen, der auch wieder gehen wird. Wer seinen Mitarbeitern anbietet, beispielsweise 3 Tage im Büro und 2 Tage von zu Hause aus zu arbeiten, wird langfristig seine Mitarbeiter verlieren, so die These von Stefan. „Wenn du deinem Mitarbeiter 2 Tage die Woche „Freiheit“ schenkst, warum sollte er dann bei deinem Unternehmen bleiben, wenn er bei einem anderen Unternehmen 5 Tage die Woche „frei“ arbeiten kann?“. Unternehmen dürfen flexibles Arbeiten nicht als kurzweiligen Trend abtun. 

Apropos Trends. Welche Bürotrends sind aktuell zu erkennen? 

Virtuelles Arbeiten ist der eigentliche “Trend”. Auch dezentrale Büros, die in der Stadt verteilt sind und dadurch leichter zugänglich für die Mitarbeiter in der Nähe sind, kommen gut an. Hand in Hand mit der Digitalisierung zeichnen sich natürlich auch technische Trends ab. Sowohl bei der Hardware, also dass man beispielsweise in den Büros mit modernen Konferenz Monitoren und Kameras ausgestattet ist, als auch bei der Software. Hier gibt es zahlreihe Lösungen: Vom Sitzplatz- Reservierungstool bis hin zu umfangreichen Flächen Management und Analyse Systemen. 

Welche Rolle spielen Hard- uns Software bei New Work? 

New Work bedeutet neues Arbeiten im Gesamten. Da spielt nicht nur das Büro oder das Home Office eine wichtige Rolle, sondern ebenso eine gut funktionierende Software, die die eigene Tätigkeit und den Büroablauf unterstützt. Das Tool-Setup muss dabei umfangreich sein. Ein guter Kalender und Time-Tracking für eine möglichst sinnvolle Planung und den Überblick über die Arbeit sind ein Muss.  Das Konzept von New Work legt die Freiheit in die Hände des Mitarbeiters, aber dadurch erhält dieser natürlich auch deutlich mehr Verantwortung. Wie gestaltet man seinen Tag möglichst effektiv, um noch für private Dinge wie Familienaufgaben und Hobbies Zeit zu haben? Eine Software kann diese Planung stark vereinfachen.  “Je einfacher und intuitiver die Tools sind, desto mehr Spaß macht es, sie zu nutzen.”  Das weiß Stefan auch aus eigener Erfahrung.  

Nochmal zurück zum Büro selbst. Der Flächenbedarf wird höchstwahrscheinlich nachlassen - wie weit beeinflusst das die Arbeit als Raumplaner? 

Eine Raumplanung setzt nicht an das Arbeiten von den nächsten 10 Jahren an, sondern eher für 30, 40 Jahre. Aspekte wie: Wie kommt man schnell und einfach von A nach B, wie verteilt man die Mitarbeiter idealerweise auf der gegebenen Fläche, müssen beachtet werden. Als Architekt achtet Stefan darauf, dass keine unnötigen Hürden entstehen - unpraktische Türen, die den Weg eher versperren als offen halten, unnötige Umwege und Störquellen sind vermeidbar. Bei der virtuellen Arbeit ist “Desksharing” ein sehr wichtiger Punkt. Dabei sind virtuelle Prozesse Teil von enormer Flexibilität im Arbeitsleben. Durch diese Flexibilität kann man auch auf eine zunehmende oder abnehmende Flächennachfrage reagieren. 

Was bedeutet die Raumplanung bei der Umsetzung für Arbeitgeber? 

“Ich arbeite vor dem klassischen Architekten.”, sagt Stefan. Denn nur so kann er individuell beraten und bei der Planung mitwirken. Und gerade die Beratung ist bei den Unternehmen sehr wichtig, die skeptisch oder unsicher sind. Softwarearchitekten und Architekten werden in Zukunft mit Sicherheit mehr zusammenarbeiten, um den Unternehmen den Weg zur New Work Methode zu ebnen und ihren Platz in einer neuen, digitalen Welt zu sichern.  

Wenn Unternehmen ihre digitalen Prozesse verbessern und sich dadurch virtuell reibungsfrei aufstellen, dann gelingt die ideale Kombination von hybridem Arbeiten und effizientem Flächenmanagement. Physische, reale und digitale Komponenten müssen Hand in Hand gehen. Nur so kann New Work wirklich für alle Unternehmen und ihre Mitarbeiter funktionieren. Zu viele Arbeitgeber versuchen nach wie vor an alten Arbeitsschritten festzuhalten. Sie bewegen sich in die entgegengesetzte Richtung - weg von New Work. Dadurch verpassen sie die Chance, mit der Zeit zu gehen und Vorteile für sich und ihre Angestellten zu entdecken.  

Stefan Knopf 

Berater für Hybride Arbeitsumfelder & Büronutzungsstrategie | New Work Facilitator 

„Ich setze mich für eine (Arbeits-)Welt ein, in der zufriedenen Menschen an sinnvollen Zielen, in gesunden Räumen, an nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen arbeiten und sie so Ihren Teil zu einem (wirtschaftlichen) Umfeld beitragen, in welchem wir als Menschen besser leben können.

Web: Link 

Mail: info@stefanknopf.com 

New Work schön und gut, aber wie mit welchen Mitteln und Tools? 

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