In der Geschäfts- und Verwaltungsumgebung ist jedes Detail entscheidend, angefangen von der effizienten Raumnutzung bis hin zur intelligenten Verwaltung von Verträgen und Dokumenten. Arbeitsplatzmanagement-Lösungen sind für Organisationen unerlässlich und unterstützen bei der Planung, Verwaltung und Verfolgung der Mitarbeiterarbeit, einschließlich Arbeitsanforderungen und -plänen. Diese Plattformen spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Arbeitsbemühungen, indem sie den Arbeitskräftebedarf prognostizieren, Pläne erstellen, Anwesenheit überwachen und Effizienzberichte generieren, was zur streben nach Betriebsexzellenz in Unternehmen beiträgt
Flächen Management
Software für Flächenmanagement ermöglicht Einblicke in die Flächennutzung im gesamten Immobilienportfolio. Das ermöglicht dem Unternehmen, die Flächennutzung zu verbessern, Betriebskosten zu reduzieren, die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und zukünftigen Flächenbedarf vorauszusagen. Unternehmen weltweit nutzen Software für Raumplanung, um die Raumzuweisung zu optimieren, Grundrisse zu analysieren und planen, und potenzielle Szenarien zu testen.
Reservierungstools
Reservierungsplattformen für Mitarbeiter vereinfachen den Buchungsprozess von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Der integrierte Datenanalysebereich in den Reservierungsmodulen ermöglicht Entscheidungsträgern wertvolle Einblicke. Hiermit können sie Reservierungsmuster, Spitzenzeiten der Nutzung und bevorzugte Bereiche auslesen, um strategische Entscheidungen auf empirischer Grundlage zu treffen.
Facility Management
Software-Tools für Facility Management sind entscheidend, um Ressourcen in Branchen wie Bauwesen, Immobilien, Einzelhandel und Fertigung zu optimieren. Sie werden verwendet, um die Instandhaltung von Gebäuden, Immobilien, Anlagen, Lagern oder Infrastruktureinrichtungen effizient zu managen und die Sicherheit von Mietern und Mitarbeitern zu gewährleisten. Die am Markt verfügbaren Facility-Management-Software-Tools haben in der Regel folgende Merkmale und Vorteile:
- Die Software trägt dazu bei, ungeplante Ausfallzeiten zu reduzieren, die Verfügbarkeit von Vermögenswerten zu erhöhen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, die Wartungskosten zu senken und die Produktivität zu steigern.
- Diese Plattformen ermöglichen die Initiierung, Zuweisung und Verfolgung von Wartungsarbeitsaufträgen sowie die Erstellung fortschrittlicher Workflows für die zeitliche Planung von präventiver Instandhaltung.
- Verfügbare Plattformen bieten benutzerfreundliche Lösungen und verfügen auch über eine mobile Anwendung, die Technikern ermöglicht, Teiletransaktionen zu erfassen und Arbeitsaufträge auch in Bereichen mit schlechter Konnektivität auszugeben, um die Effizienz vor Ort zu steigern.
Neben den Funktionen, die diese Software-Tools bieten, verfügen sie auch über leistungsstarke analytische und berichterstattende Fähigkeiten, die vordefinierte Berichte, Dashboards und KPIs präsentieren. Diese aktuellen Einblicke ermöglichen es den Nutzern, fundierte operative und budgetäre Entscheidungen zu treffen und gewährleisten eine umfassende 360-Grad-Sicht auf die betrieblichen Abläufe.
Lease Management und Buchhaltungssoftware
Bei der Verwaltung und Buchführung von Hunderten oder Tausenden von Mietverträgen liegt die Komplexität nicht nur in den finanziellen Aspekten, sondern auch in der effizienten Verwaltung von Mietaktivitäten. Um dieser Herausforderung zu begegnen, wird eine umfassende Lösung wie Lease Management und Buchhaltungssoftware unerlässlich. Diese einzige Plattform integriert Mietfinanzen, Buchhaltung und Verwaltung und bietet eine proaktive Verwaltung von Mietaktivitäten, einschließlich Auslaufdaten, Verlängerungen, Schlüsselklauseln und Buchhaltungskonformität.
Darüber hinaus können Organisationen durch die Kombination mit Vertragsmanagement-Tools die Effizienz weiter steigern, indem sie die Überprüfung, Genehmigung und Beendigung von Verträgen automatisieren. Diese Tools tragen ebenfalls zu zeitgerechten Überprüfungen vor Mietverlängerungen, automatisiertem Erinnerungsmanagement und umfassender Berechtigungssteuerung bei. Sie gewährleisten somit einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung sowohl von Mietverträgen als auch von allgemeinen Verträgen, fördern organisatorische Transparenz, reduzieren Verarbeitungszeiten und bieten maximale Sicherheit durch zertifizierte Server in Deutschland, wobei die Einhaltung von GoBD & GDPR gewährleistet ist.
Diese Merkmale fördern organisatorische Transparenz, bieten einen klaren Überblick, reduzieren Verarbeitungszeiten und steigern die Effizienz.
Project management tools
Die Projektmanagement-Tools haben die Art und Weise, wie Unternehmen die Planung und Durchführung von Projekten angehen, revolutioniert. Diese Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die die Effizienz und Zusammenarbeit in Teams verbessern. Einige dieser Vorteile umfassen:
Volle Transparenz über Aufgabenlisten und individuelle Arbeitslasten durch angepasste Workflows.
Tägliche Überwachung der Teamleistung mit intuitivem Design und leistungsstarken Berichtsfunktionen.
Präzise Priorisierung von Projekten durch flexible Ressourcenallokation und interaktive Gantt-Diagramme.
Diese Funktionen ermöglichen ein effektives Management von Teams, Projekten und individuellen Aufgaben. In verschiedenen Fallstudien wurden die folgenden Ergebnisse beobachtet: eine Reduzierung von bis zu 85 bis 90% in der Anzahl der E-Mails, optimierte Projektzeiten mit durchschnittlichen Einsparungen von ~20% pro Projekt und erhebliche Kostensenkungen bei 50 Projekten pro Jahr. Durch diese Optimierungen wird zudem vermieden, dass zwischen 5% und 10% der abrechenbaren Stunden durch unnötige Projektverwaltung verloren gehen.
DMs
Eine Statista-Umfrage aus dem Jahr 2020 zeigt: 65% der Teilnehmenden verbringen mindestens eine Stunde täglich mit der Dokumentenverwaltung. Vier von zehn Befragten wünschen sich effizienteres Dokumentenmanagement.
Als Antwort auf diese Problematik bieten Dokumentenmanagement-Systeme die Möglichkeit, Unterlagen zu scannen, zu bearbeiten und platzsparend in der Cloud zu archivieren. Dies geschieht, indem die Software Dokumente liest, Informationen abgleicht, Volltextsuche ermöglicht und Zuständigkeiten im Workflow-Protokoll festhält.
Zusätzlich zu den primären Funktionen ermöglichen diese Plattformen digitale Signaturen, barrierefreies Arbeiten und das Ein- und Auschecken von Dokumenten, die Duplikate vermeiden, Integration von Microsoft-Produkten wie Office 365 und Schnittstellen zu Systemen wie SAP und was nocht wichtig ist; die Revisionssichere Archivierung erfolgt nach GoBD-Standards mit.
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Referenzen
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Incatec Solution (Flächenmanagement) - Link
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